Kết nối dữ liệu giữa AMIS Kế toán với AMIS CRM

Trường hợp thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ MISA SME.NET hoặc AMIS Kế toán phiên bản cũ sang AMIS Kế toán phiên bản mới thì người dùng cần thực hiện Đồng bộ Cơ cấu tổ chức và Đồng bộ danh mục nhân viên trước khi kết nối với AMIS CRM để tránh tình trạng xảy ra lỗi trong quá trình kết nối.

Thông tin giữa AMIS Kế toán và AMIS.VN – Bán hàng được kết nối như sau:

Giải thích ký hiệu:

Lập từ (Ví dụ: Đơn đặt hàng có thể lập từ Báo giá)

Lấy sang (Ví dụ: Vật tư hàng hóa có thể được lấy từ ứng dụng Bán hàng sang ứng dụng Kế toán).

Cập nhật lại (Ví dụ: Hợp đồng được cập nhật từ ứng dụng Bán hàng sang ứng dụng Kế toán, nếu có phát sinh thay đổi sẽ được cập nhật lại ứng dụng Bán hàng).

 Tự động cập nhật (Ví dụ: Khi Thêm/sửa Khách hàng trên ứng dụng Kế toán thì chương trình tự động cập nhật sang ứng dụng Bán hàng).

Lưu ý: Đối với người dùng có sử dụng AMIS CRM và các dữ liệu trên AMIS Kế toán chưa có dữ liệu nào được kết nối với AMIS CRM thì khi người dùng đăng nhập vào phần mềm, chương trình sẽ hiển thị giao diện khuyến nghị người dùng kết nối với AMIS CRM: 

Hoặc người dùng có thể thực hiện kết nối với ứng dụng AMIS CRM như sau:

• Vào Các tiện ích và thiết lập, chọn Kết nối ứng dụng:

• Tại mục Ứng dụng AMIS, chọn ứng dụng AMIS CRM, nhấn Kết nối ngay:

• Lựa chọn dữ liệu kết nối với các ứng dụng AMIS:

• Thực hiện Thiết lập đồng bộ dữ liệu với AMIS CRM, nhấn Đồng ý:

• Chương trình hiển thị giao diện đồng bộ các danh mục, chứng từ từ AMIS CRM về AMIS Kế toán. Để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ đúng đắn, người dùng cần thực hiện đồng bộ theo 3 bước:
  • Đồng bộ với AMIS Hệ thống: Gồm danh mục Nhân viên.
  • Đồng bộ danh mục AMIS CRM: Danh mục Khách hàng; Hàng hóa, dịch vụ; Nhóm khách hàng; Nhóm hàng hóa, dịch vụ.
  • Đồng bộ chứng từ với AMIS CRM: Đơn đặt hàng/hợp đồng; Đề nghị xuất hóa đơn.
• Quy tắc đồng bộ dữ liệu như sau:
  • Danh mục nhân viên sẽ được đồng bộ 1 chiều từ AMIS Hệ thống sang AMIS Kế toán.
  • Dữ liệu danh mục sẽ được đồng bộ 2 chiều từ AMIS CRM sang AMIS Kế toán và ngược lại.
  • Dữ liệu chứng từ sẽ chỉ đồng bộ 1 chiều từ AMIS CRM sang AMIS Kế toán.

1. Danh mục

• Khách hàng:
  • Đồng bộ từ AMIS CRM về AMIS kế toán:
    • Khi thực hiện kết nối AMIS Kế toán với AMIS CRM, hệ thống cho phép thực hiện đồng bộ hàng loạt các khách hàng từ AMIS CRM sang AMIS Kế toán và ngược lại tại bước kết nối đã nói ở trên.
    • Khi NVKD thực hiện thêm khách hàng trên AMIS CRM thì chương trình không tự lấy khách hàng đó sang AMIS Kế toán vì khách hàng đó chưa thực sự mua hàng. Khi khách hàng đó phát sinh báo giá, đơn hàng hoặc đề nghị xuất hóa đơn thì sẽ đồng bộ cả chứng từ và khách hàng kèm theo sang AMIS Kế toán.
    • Khi NVKD sửa khách hàng trên AMIS CRM, nếu khách hàng đó đã có trên AMIS Kế toán thì chương trình sẽ tự động cập nhật thông tin đã sửa sang AMIS Kế toán.
    • Trường hợp khách hàng trên AMIS CRM chưa lấy sang AMIS Kế toán thì người dùng có thể chủ đông đồng bộ danh mục khách hàng theo hướng dẫn tại đây.
  • Đồng bộ từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM:
    • Trường hợp người dùng sử dụng AMIS Kế toán trước khi sử dụng AMIS CRM, tại bước kết nối nếu người dùng chưa thực hiện đồng bộ danh mục khách hàng thì có thể chủ động thực hiện đồng bộ khách hàng từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM bằng chức năng chuẩn hóa dữ liệu trên AMIS CRM. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây
    • Khi kế toán thực hiện thêm mới hoặc sửa khách hàng thì chương trình sẽ tự động cập nhật khách hàng sang AMIS CRM.
• Nhóm khách hàng:
  • Đồng bộ từ AMIS CRM về AMIS kế toán:
    • Khi thực hiện kết nối AMIS Kế toán với AMIS CRM, hệ thống cho phép thực hiện đồng bộ hàng loạt Nhóm khách hàng từ AMIS CRM sang AMIS Kế toán tại bước kết nối đã nói ở trên.
    • Khi NVKD thực hiện thêm/sửa nhóm khách hàng trên AMIS CRM thì chương trình sẽ không cập nhật sang AMIS Kế toán. Khi nào phát sinh khách hàng của nhóm khách hàng đó được lấy sang AMIS Kế toán thì sẽ tự động lấy cả nhóm khách hàng sang AMIS Kế toán.
    • Trường hợp nhóm khách hàng trên AMIS CRM không tự động lấy sang AMIS Kế toán thì người dùng có thể chủ động thực hiện đồng bộ danh mục nhóm khách hàng theo hướng dẫn tại đây.
  • Đồng bộ từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM:
    • Khi kế toán thêm nhóm khách hàng trên AMIS Kế toán thì không cập nhật ngay sang AMIS CRM, khi trên AMIS Kế toán phát sinh khách hàng thuộc nhóm đó thì chương trình sẽ đồng bộ cả khách hàng và nhóm khách hàng sang AMIS CRM.
• Hàng hóa dịch vụ:
  • Đồng bộ từ AMIS CRM về AMIS kế toán:
    • Khi thực hiện kết nối giữa AMIS Kế toán với AMIS CRM, hệ thống cho phép thực hiện đồng bộ hàng loạt các hàng hóa từ AMIS CRM sang AMIS Kế toán và ngược lại tại bước kết nối đã nói ở trên.
    • Khi NVKD thực hiện thêm/sửa hàng hóa dịch vụ trên AMIS CRM thì chương trình sẽ tự động cập nhật sang AMIS Kế toán.
    • Trường hợp hàng hóa dịch vụ trên AMIS CRM chưa lấy sang AMIS Kế toán thì người dùng có thể chủ động thực hiện đồng bộ danh mục vật tư hàng hóa theo hướng dẫn tại đây.
  • Đồng bộ từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM:
    • Trường hợp người dùng sử dụng AMIS Kế toán trước khi sử dụng AMIS CRM, tại bước kết nối NSD chưa thực hiện đồng bộ danh mục hàng hóa thì có thể chủ động thực hiện đồng bộ hàng hóa từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM bằng chức năng chuẩn hóa dữ liệu trên AMIS CRM. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
    • Khi kế toán thêm mới hoặc sửa vật tư hàng hóa, chương trình sẽ tự động cập nhật thông tin của vật tư hàng hóa đó sang AMIS CRM.
• Nhóm hàng hóa dịch vụ:
  • Đồng bộ từ AMIS CRM về AMIS kế toán:
    • Khi thực hiện kết nối AMIS Kế toán với AMIS CRM, hệ thống cho phép thực hiện đồng bộ hàng loạt các nhóm hàng hóa từ AMIS CRM sang AMIS Kế toán và ngược lại tại bước kết nối đã nói ở trên.
    • Khi NVKD thực hiện thêm/sửa nhóm hàng hóa dịch vụ trên AMIS CRM thì chương trình sẽ tự động cập nhật sang AMIS Kế toán.
    • Trường hợp nhóm hàng hóa dịch vụ trên AMIS CRM chưa lấy sang AMIS Kế toán thì người dùng có thể chủ động thực hiện đồng bộ danh mục nhóm vật tư hàng hóa theo hướng dẫn tại đây.
  • Đồng bộ từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM:
    • Trường hợp người dùng sử dụng AMIS Kế toán trước khi sử dụng AMIS CRM, tại bước kết nối nếu người dùng chưa thực hiện đồng bộ danh mục nhóm hàng hóa thì có thể chủ động thực hiện đồng bộ nhóm hàng hóa từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM bằng chức năng chuẩn hóa dữ liệu trên AMIS CRM. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
    • Khi kế toán thêm mới hoặc sửa nhóm hàng hóa trên AMIS Kế toán thì chương trình sẽ tự động cập nhật sang AMIS CRM.

2. Đơn đặt hàng

• Đơn hàng trên AMIS CRM khi đồng bộ về AMIS Kế toán có thể đồng bộ thành đơn hàng hoặc hợp đồng tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của kế toán. Xem hướng dẫn thiết lập đồng bộ tại đây.
• Đồng bộ từ AMIS CRM về AMIS Kế toán:
  • Khi NVKD đề nghị ghi doanh số đơn hàng trên AMIS CRM thì chương trình sẽ tự động cập nhật sang AMIS Kế toán.
    • Xem chi tiết việc thực hiện lập đơn đặt hàng trên AMIS CRM theo hướng dẫn tại đây.
    • Xem chi tiết việc thực hiện đề nghị ghi doanh số cho đơn hàng trên AMIS CRM theo hướng dẫn tại đây.
  • Trường hợp đơn đặt hàng trên AMIS CRM không được tự động cập nhật sang AMIS Kế toán thì người dùng cần thực hiện đồng bộ đơn đặt hàng theo hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Các thông tin trên AMIS Kế toán sẽ được tự động cập nhật sang AMIS CRM:
  • Số lượng giao
  • Tình trạng đơn hàng
  • Tình trạng ghi doanh số
  • Tình trạng giao hàng
  • Thực thu: Danh sách chứng từ thực thu
  • Còn phải thu
  • Trạng thái xuất hóa đơn
  • Giá trị đã xuất hóa đơn

3. Đề nghị xuất hóa đơn

• Đồng bộ từ AMIS CRM về AMIS Kế toán:
  • Khi Nhân viên kinh doanh lập đề nghị xuất hóa đơn và thực hiện đề nghị xuất sang AMIS Kế toán thì phần mềm sẽ tự động cập nhật các thông tin của đề nghị xuất hóa đơn đó từ AMIS CRM sang AMIS Kế toán. Xem chi tiết cách lập đề nghị xuất hóa đơn trên AMIS CRM theo hướng dẫn tại đây.
  • Trường hợp đề nghị xuất hóa đơn trên AMIS CRM không được tự động cập nhật sang AMIS Kế toán thì người dùng cần thực hiện đồng bộ Đề nghị xuất hóa đơn theo hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Đồng bộ từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM:
  • Khi nhận được đề nghị xuất hóa đơn từ AMIS CRM chuyển sang thì kế toán sẽ thực hiện phê duyệt, lập hóa đơn từ đề nghị xuất hóa đơn để ghi nhận doanh thu. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
  • Sau khi kế toán phê duyệt hoặc từ chối đề nghị xuất hóa đơn thì chương trình sẽ tự động cập nhật thông tin sang AMIS CRM để người dùng nắm được đề nghị xuất hóa đơn đó đã được phê duyệt hay chưa.

4. Xem tồn kho trên AMIS CRM

• Chương trình sẽ tự động cập nhật tồn kho từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM theo đơn vị tính chính của tất cả các chi nhánh theo từng kho.
• Nhân viên kinh doanh có thể tra cứu được tồn kho vật tư hàng hóa theo từng kho. Xem hướng dẫn tại đây.

5. Công nợ khách hàng

• Chương trình sẽ tự động cập nhật số dư công nợ khách hàng từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM của tất cả các chi nhánh.
• Nhân viên kinh doanh có thể tra cứu được số dư công nợ khách hàng theo từng chi nhánh. Xem chi tiết tại đây.

6. Báo giá

• Chương trình sẽ tự động cập nhật toàn bộ thông tin báo giá từ AMIS CRM về AMIS Kế toán.
• Xem chi tiết cách lập báo giá trên AMIS CRM theo hướng dẫn tại đây.

7. Chính sách giá

• Đồng bộ từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM: Khi kế toán thực hiện thêm/sửa chính sách giá trên AMIS Kế toán thì chương trình sẽ tự động cập nhật sang AMIS CRM.
• Xem chi tiết việc thiết lập chính sách giá theo hướng dẫn tại đây.